Uma boa gestão de estoque é fundamental para o sucesso de qualquer loja de aquariofilia. Além de oferecer produtos de qualidade e um bom atendimento, o lojista precisa garantir que as mercadorias sejam organizadas, armazenadas e comercializadas de maneira eficiente.
Uma das técnicas que podem contribuir para essa organização é o PEPS – Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, método que ajuda a controlar a movimentação das mercadorias e evitar que produtos antigos permaneçam esquecidos nas prateleiras.
No mercado de aquarismo, em que muitos produtos possuem prazos de validade e condições específicas de armazenamento, adotar uma rotina organizada pode fazer diferença na redução de perdas e na saúde financeira do negócio.
O que significa PEPS?
A sigla PEPS significa Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. O método consiste em priorizar a saída dos produtos mais antigos do estoque, considerando a ordem em que foram recebidos.
Na prática, isso significa organizar as mercadorias para que os primeiros lotes adquiridos sejam, sempre que adequado, os primeiros disponibilizados para venda.
Esse procedimento evita o acúmulo de produtos antigos e facilita o acompanhamento das entradas e saídas.
O método é conhecido internacionalmente pela sigla FIFO (First In, First Out) e pode ser utilizado em diferentes segmentos comerciais.
Por que o PEPS é importante para lojas de aquarismo?
Uma loja de aquariofilia pode trabalhar com uma grande variedade de produtos, como rações, condicionadores de água, fertilizantes, medicamentos veterinários, acessórios, equipamentos e outros itens utilizados na manutenção de aquários.
Algumas dessas mercadorias possuem prazo de validade, enquanto outras podem apresentar mudanças de embalagem, especificações ou condições comerciais ao longo do tempo.
Quando o estoque não é organizado corretamente, produtos recebidos há mais tempo podem permanecer esquecidos enquanto novas mercadorias são comercializadas primeiro.
Isso pode resultar em perdas financeiras, desperdício, dificuldades na reposição e redução da qualidade dos produtos oferecidos aos consumidores.
O PEPS ajuda a estabelecer uma rotina mais organizada, facilitando a movimentação das mercadorias e o controle do estoque.
Como aplicar o PEPS na prática?
A aplicação do método pode ser simples e não exige necessariamente sistemas complexos de gestão.
O mais importante é estabelecer procedimentos que sejam compreendidos e seguidos por toda a equipe.
1. Organize as entradas por data
Registre quando cada mercadoria chega ao estabelecimento, identificando o fornecedor, a quantidade recebida e, quando aplicável, o lote e o prazo de validade.
Essas informações ajudam a acompanhar o histórico dos produtos e facilitam a organização das prateleiras.
2. Priorize os produtos mais antigos
Organize fisicamente o estoque para facilitar a retirada das mercadorias recebidas primeiro.
Uma boa prática é posicionar os produtos mais antigos à frente e os novos atrás, desde que as condições de armazenamento permitam.
Assim, a equipe consegue identificar com facilidade quais unidades devem ser comercializadas prioritariamente.
3. Acompanhe os prazos de validade
Produtos com prazo de validade exigem cuidados adicionais.
Nesses casos, além do PEPS, é importante considerar o método PVPS – Primeiro que Vence, Primeiro que Sai, que prioriza a saída dos produtos com vencimento mais próximo.
Isso é especialmente relevante porque uma mercadoria recebida posteriormente pode possuir prazo de validade menor do que um produto que já estava no estoque.
Atenção: para produtos perecíveis ou com prazo de validade, a data de vencimento deve ser observada. Nenhum método de organização substitui a conferência da validade e das condições adequadas de armazenamento.
4. Evite mercadorias paradas
Faça verificações periódicas para identificar produtos com baixa movimentação ou que estejam há muito tempo armazenados.
Essa análise permite revisar compras, planejar reposições e identificar oportunidades para melhorar a gestão das mercadorias.
5. Registre as movimentações do estoque
Uma boa organização depende de informações confiáveis.
Registre as entradas, vendas, devoluções, perdas e demais movimentações para manter o estoque atualizado.
O controle pode ser realizado por meio de planilhas ou sistemas de gestão, conforme a estrutura e as necessidades do estabelecimento.
Exemplo prático do PEPS em uma loja de aquarismo
Imagine que uma loja receba dois lotes de uma mesma ração para peixes ornamentais:
- Lote A: 20 unidades recebidas em 5 de setembro;
- Lote B: 30 unidades recebidas em 20 de setembro.
Utilizando o método PEPS, a equipe deverá priorizar a comercialização das unidades do Lote A antes de iniciar a saída do Lote B, desde que não existam diferenças de validade ou outras condições que exijam uma ordem diferente.
Se o Lote B apresentar uma data de vencimento anterior à do Lote A, por exemplo, o critério de validade deverá ser considerado para evitar perdas.
Esse exemplo demonstra como procedimentos simples podem contribuir para a organização e o controle das mercadorias.
Quais são os benefícios de um estoque organizado?
A aplicação de boas práticas de gestão pode trazer diferentes benefícios para lojas de aquariofilia.
- Redução de perdas: diminui o risco de produtos esquecidos ou vencidos;
- Melhor controle financeiro: ajuda a acompanhar o capital investido em mercadorias;
- Organização: facilita a localização e a movimentação dos produtos;
- Planejamento de compras: permite identificar itens com maior ou menor giro;
- Qualidade: contribui para que produtos sejam armazenados e disponibilizados adequadamente;
- Eficiência operacional: facilita o trabalho da equipe e reduz erros de controle.
Esses benefícios contribuem para uma operação mais organizada e para decisões de compra e reposição baseadas em informações reais.
PEPS também ajuda na gestão financeira
O controle de estoque está diretamente relacionado ao desempenho financeiro de uma empresa.
Mercadorias paradas representam recursos financeiros investidos que ainda não retornaram ao caixa do negócio.
Quando os produtos permanecem armazenados por períodos excessivos, a empresa pode enfrentar dificuldades para realizar novas compras, atualizar seu mix de produtos ou aproveitar oportunidades comerciais.
Por isso, acompanhar a movimentação das mercadorias é importante para compreender o giro de estoque e melhorar o planejamento financeiro.
O PEPS também é utilizado como critério de avaliação de estoques na contabilidade, mas seu uso para organização física das mercadorias não substitui os controles contábeis e fiscais adequados.
Gestão de estoque exige rotina e acompanhamento
Adotar um método de organização é apenas o primeiro passo.
Para que o controle funcione de forma eficiente, é necessário criar uma rotina de conferência e manter as informações atualizadas.
Entre as boas práticas estão:
- conferir as mercadorias no recebimento;
- registrar datas, lotes e quantidades;
- organizar os produtos nas prateleiras;
- acompanhar os prazos de validade;
- realizar inventários periódicos;
- identificar produtos com baixa movimentação;
- avaliar o giro de estoque antes de novas compras.
Essas ações ajudam o lojista a conhecer melhor o funcionamento do negócio e a tomar decisões mais seguras.
Gestão profissional fortalece a aquariofilia
O crescimento do mercado de aquarismo depende também da profissionalização das empresas que fazem parte do setor.
Lojas organizadas, com controles financeiros e operacionais adequados, possuem melhores condições para planejar o crescimento, reduzir desperdícios e oferecer produtos e serviços de qualidade.
A Associação Brasileira de Lojas de Aquariofilia – ABLA incentiva a adoção de boas práticas de gestão como parte do fortalecimento das empresas e dos profissionais da aquariofilia brasileira.
Estoque organizado é dinheiro bem administrado.
A gestão eficiente começa com o conhecimento dos processos básicos do negócio e com a construção de uma rotina de organização e acompanhamento.